La toma de Decisiones

Por Mitzi Gabriela Alvarado Feregrino 

Cabe destacar que la toma de decisiones en una organización es sumamente importante porque son determinantes en sus procesos y al momento de incrementar su rentabilidad puesto que de esta forma estarán bien posicionadas en el mercado. La toma de decisiones en la organización debe de estar puesta en manos de la persona correcta, con esto me refiero a que tiene que ser una persona altamente capacitada y en contacto con todo lo que le acontece a la empresa específicamente de acuerdo al nivel en el que se encuentre de esta, puesto que de esta manera entenderá eficazmente los movimientos que se realizan en este lugar.

fact-based-decision-making.jpgY como lo menciono, existen diferentes niveles en las organizaciones pues de esta forma son estructuradas y en cada nivel sea determinante la toma de decisiones, de acuerdo a cada nivel van a existir diferentes necesidades o formas de cubrir la toma de decisiones pues no van a surgir de igual forma o no serán los mismos problemas o conflictos a solucionar en estos.

Más claro, podemos notar que al nivel de los supervisores o empleados surgen problemas como quien va a ocupar que puestos, la realización de actividades como el inventario, si a alguien se le va a ofrecer algún crédito o si se van a realizar ofertas, y es claro que estas decisiones deben estar realmente bien fundamentadas pues deben provenir de una situación establecida anteriormente, puesto que no se puede decidir darle a alguien un crédito sin antes conocer su situación pues de alguna forma se debe asegurar el pago de esto o como será cubierta la deuda si no se es pagada, o también si se va a realizar una oferta debemos conocer el por qué se está haciendo esto, pues bien podría surgir de diversas opciones como el que el producto ya está fuera de tiempo o época, se va a sacar algo nuevo, etc.

También la determinación de los trabajos a realizar deben darse a personas con el conocimiento suficiente para una productividad adecuada de la organización y que no surjan negligencias a la hora de estar en el proceso de realizar las actividades correspondientes.

Con todo esto hay una clara determinante en como son la toma de decisiones en el nivel de los trabajadores y pues es una toma de decisiones estructurada pues hay un procedimiento ya establecido y debe de ser en base a situaciones anteriores que brinden la información suficiente para la toma de decisiones.

DecisionMaking.jpgNo existe solamente esta forma de toma de decisiones, igualmente encontramos la forma semiestructurada y no estructurada que servirán a otros niveles de la organización respectivamente.

Con respecto a la forma no estructurada, esta se lleva a cabo en el nivel directivo gerencial, pues como sabemos en este nivel se realiza la toma de decisiones rápidamente y sin hacer un análisis tan determinado de la información pues no se tiene el tiempo para hacerlo, la decisión debe ser tomada rápidamente y eficazmente. Aquí como ejemplo tenemos la determinación de en qué mercados se va a establecer o las metas que la organización quiere alcanzar.

Como se menciona en los ejemplos tenemos un claro panorama del por qué no se está haciendo una toma de decisiones estructurada. Es aquí en este nivel donde los que se encuentran deben de tener amplio conocimiento de a lo que la organización se está dedicando y tener en claro los objetivos que se desean alcanza y que sean cubiertos satisfactoriamente; sino se están cubriendo con las metas es claro que el que se encuentra en este nivel hará una rápida modificación de las estrategias que se están tomando y las hará a conocer por medio de a quienes les corresponda. En este nivel no se puede andar haciendo un análisis tan detallado pues sería pérdida de tiempo y es lo que menos se necesita, pues si se están teniendo problemas en la organización rápidamente deben de ser aclarados y/o solucionados.

Por otro lado existe una combinación de estas formas de toma de decisiones que es la toma de decisiones semiestructurada, esta es una combinación de la estructurada y no estructurada puesto que necesitan basarse en información anterior pero igualmente que en el nivel directivo debe ser de forma rápida y precisa pues es el lugar donde se definen planes de las diferentes áreas, ya sea marketing, ventas, contabilidad, finanzas o recursos humanos o se eligen las nuevas formas en las que la organización va a regirse; esta toma de decisiones está al nivel gerencial, aquí encontramos a los gerentes que serán quienes necesiten información detallada y realmente resumida para que en base a esta puedan tomar decisiones fundamentadas a través del conocimiento de la situación real de la organización.

UnknownLos gerentes necesitan conocer esta situación real porque es así como tomarán las decisiones adecuadas y que mejor se adapten a las necesidades que se deban cubrir en las organizaciones y de esta forma seguir cumpliendo o hasta incrementar la funcionalidad, como consecuencia existirá un aumento en la rentabilidad de esta, creando un mejor ambiente y oportunidades de crecimiento de la organización.

Como se da a notar en las organizaciones no existe una sola forma de tomar las decisiones y cada una de estas formas van dirigidas a un nivel en específico, pues no en todos los niveles se encargan de todas las tomas de decisión, pero en donde se encuentra la mayor carga de toma de decisiones es en el nivel gerencial pues es aquí donde se necesita información rápida, precisa, relevante y oportuna para realizar una correcta y rápida toma de decisión respecto a alguna situación que acontezca en la empresa.

En conjunto estas diferentes formas de toma de decisión llevan un proceso de cuatro etapas que constan de primeramente la inteligencia pues aquí es donde se deben descubrir, identificar y comprender el problema o problemas que están surgiendo en la organización, es claro que es una etapa determinante pues sin la adecuada identificación del problema no se podrían tener claros los efectos que se podrían tener y dónde o en qué se debe actuar para que se solucione correctamente.

Como segunda etapa se tiene el diseño que es donde se exploran las diversas soluciones para el problema, es aquí donde se dan a conocer las alternativas a elegir y obtendremos un amplio conocimiento de que solución va a contrarrestar que efectos y de qué forma, es necesario realizar esta identificación de estrategias a implementar, como consecuencia de este paso viene el tercero que será la elección de la alternativa que mejor se adecue, está debe ser la más funcional y asertiva para el problema pues después de un claro análisis de las soluciones se determinará la más viable y completa.

Como cuarta etapa y última esta la implementación, aquí se hace que la alternativa elegida comience a funcionar y así el problema sea solucionado, igualmente en esta etapa se debe de tener una rigurosa vigilancia del funcionamiento de esta alternativa pues se debe continuar vigilando el desempeño de esta solución y así asegurar que el problema está siendo solucionado y la empresa va ir en mejor marcha y no lo contrario.

Como vemos estas cuatro etapas son determinantes y si en la organización se encuentra algún fallo en alguna de ellas se debe a que la anterior no fue realizada correctamente y entonces podremos regresar a la etapa anterior para corregir el error y después seguir nuevamente con la siguiente etapa, esto porque no pueden existir problemas en el proceso, sino pues la solución será incorrecta y el problema no va a ser solucionado satisfactoriamente o completamente, como resultado puede hacerse mayor el problema o traer consigo algunos otros que afecten obviamente la productividad y competitividad de la organización.

Como se dice en párrafos anteriores los gerentes son personas esenciales en la toma de decisiones pues son quienes tienen una mayor carga en estas y además tienen diferentes roles en las organizaciones por cumplir, pues al mismo tiempo tienen que elaborar informes para sus superiores de acuerdo a las decisiones que han ido tomando en el transcurso del tiempo y deben de asistir a reuniones para mantenerse actualizados y al tanto de en qué metas o sucesos se van a enfocar a la hora de realizar todo lo que les acontece.

Los gerentes realizan en promedio unas 600 actividades en tan sólo poco tiempo pues cada una de ellas dura algunos minutos, algunas pueden durar más tiempo pero siempre será menor a una hora pues la rapidez de ejecución son determinantes para que se realicen adecuadamente y con los mejores resultados posibles o más bien los más satisfactorios. Aquí se ven influidos por los modelos clásico y contemporáneo de administración, pues mientras el clásico se trata de solo en base a acontecimientos tomar decisiones el contemporáneo ya implica los diferentes modelos de los sistemas que apoyan la toma de decisiones proporcionando la información necesaria para esto.

Los gerentes en base a la realización de estas actividades que desempeñan también cumplen con un comportamiento cotidiano en la organización pues tiene los roles interpersonales que es en donde fungen la función de ser los representantes de la organización ante otras y así realizar tareas simbólicas donde la empresa debe estar presente en el mundo exterior a esta siendo algo importante para las relaciones de la organización que posteriormente serán benéficas en su desarrollo o desempeño con el que se esté cumpliendo, pero también está su comportamiento de ser informativos pues aquí van a tener la obligación de distribuir la información a todo aquel que forma parte de la organización e igual tiene en sus manos las decisiones que deben de ser claras y con un curso emprendedor.

Es esencial que para que todo esto se cumpla eficazmente y como aquí son decisiones en base a información debe de existir información con calidad y para esto debe de llevar un proceso llamado filtro pues aquí es determinante elegir o procesar adecuadamente la información para desechar aquella que no sea relevante para la toma de alguna de las decisiones y no caer en lo incorrecto, puesto que mayormente se debe enfocar a hacer del conocimiento del gerente las deficiencias que están surgiendo en la organización pues de esta forma tomará las medidas pertinentes para solucionarlas a través de las estrategias correctas .

Es claro que todo este procesamiento de la información las organizaciones se apoyan de los diferentes sistemas, tenemos el sistema de apoyo gerencial, el del apoyo a la toma de decisiones, el del apoyo a ejecutivos y el sistema de apoyo a la toma de decisiones en grupo; todos estos sistemas son determinantes en niveles donde las decisiones deben ser tomadas rápidamente puesto que ya tienen procesada la información que entro a otros sistemas de apoyo anteriores.

El sistema de apoyo a la toma de decisiones será determinante para los gerentes pues este proporciona la información de forma rápida apoyando así la toma de decisiones semiestructurada establecida en este nivel de la organización, cumpliendo con los requerimientos necesarios y completos.

El sistema de apoyo a la toma de decisiones en grupo también es muy importante pues como sabemos existen diferentes gerentes para las diversas áreas que se desarrollan en una organización y pues muchas veces necesitan trabajar en conjunto para realizar alguna toma de decisiones respecto a un problema a solucionar, en este sistema se llevará a cabo en conjunto la planificación, generación, organización y elaboración de ideas, siendo un medio completo para que en conjunto se tomen las mejores soluciones.

Toda esta información es tomada de las diferentes tablas donde se encuentran los datos y son compartidos por diversos medios sonde también es importante que exista consistencia y no redundancia sobre los datos que se van a analizar pues de esta forma van a mostrar la realidad sin percances de la organización. Toda la información de la organización puede ser presentada en gráficos que de forma resumida muestre lo que está sucediendo y las medidas que se van a tomar respecto a esta información.

Vemos como es importante que se lleve un procesamiento adecuado de la información pues de esta forma se presentará los sucesos y sea existe alguna deficiencia se tomarán las medidas junto con el apoyo de los sistemas de información se va a tener un acceso más rápido, completo y resumido de esta información a tratar.

 

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